Whistleblowing: Co očekávat a jak se připravit?

AKTUALIZOVÁNO 30.7.2023

Vládní návrh zákona o ochraně oznamovatelů úspěšně prošel legislativním procesem a již 1. 8.2023 nabývá účinnosti. Po dlouhé době a opakovaných pokusech tak přichází zcela nová právní regulace. Co od ní očekávat? A co by měli (nejen) její adresáti učinit? 

Zákon o ochraně oznamovatelů a nové povinnosti

Až na konec legislativního procesu se v současné době dostal návrh zákona o ochraně oznamovatelů. Právní norma, mající svůj původ v evropské směrnici, přinese do českého právního řádu nové povinnosti, které dolehnou na celou řadu subjektů.

Návrh zákona zejména přináší povinnost zavést tzv. vnitřní oznamovací systém, zajistit oznamovatelům možnost podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně i ústně (nebo na jejich žádost osobně) a chránit je před odvetnými opatřeními. Tato povinnost dopadne (zjednodušeně) na zaměstnavatele s nejméně 50 zaměstnanci, zaměstnavatele ve specifických oblastech, veřejné zadavatele (kromě výjimek) a vybrané orgány veřejné moci.

Oznámením se rozumí sdělení obsahující informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti. Nejde přitom o jakákoli protiprávní jednání, ale pouze o taková, která mají znaky trestného činu, přestupku spojeného s pokutou ve výši alespoň 100 000 Kč, či porušují právní předpis z vybraných oblastí, jako jsou finanční služby, daně z příjmů právnických osob, předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ochrana spotřebitele, hospodářská soutěž, veřejné zakázky a další.

V souvislosti s oznámením mají povinné subjekty zejména zajistit přijímání a vyřizování oznámení, přičemž tak budou muset činit v zákonem stanovených lhůtách. K tomuto povinný subjekt určí tzv. příslušnou osobu, která bude zejména přijímat a posuzovat důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a navrhovat povinnému subjektu opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu. Příslušnou osobou může být i osoba mimo povinný subjekt. Toto řešení lze považovat i s ohledem na specifické povinnosti a sankce spojené s jejich porušením za vhodné.

Co mohlo (a ještě může) být jinak?

V proběhu legislativního procesu bylo mnohokrát diskutováno vícero aspektů nové právní úpravy. A to jak na půdě Parlamentu, tak i v odborných kruzích. Má smysl si některé z nich alespoň v krátkosti připomenout.

Jednu z diskutovaných otázek představoval limit počtu zaměstnanců, jehož dosažení by kvalifikovalo osobu jako povinný subjekt. V tomto ohledu byla po určitou dobu zvažována hranice 25 zaměstnanců. Později se tento počet ustálil na 50.

Intenzivně diskutovaným tématem byl rovněž rozsah definice protiprávního jednání, které by mělo být v režimu nového zákona oznamováno. Vedle trestných činů a specifických protiprávních jednání bylo uvažováno i o plošném zahrnutí přestupků. Ty dříve v návrhu zahrnuty nebyly vůbec. V průběhu přijímání zákona bylo zvoleno "kompromisní" řešení, kdy režimu zákona budou podléhat přestupky, u kterých je stanovena sankce ve výši alespoň 100 000 Kč, tzn. přestupky nejzávažnějšího charakteru.

Intenzivní debatou prošla také otázka režimu anonymních oznámení. Tedy zda se má povinný subjekt v podmínkách nového zákona zabývat i oznámeními bez uvedení osoby oznamovatele, resp. zda se má ochrana vztahovat i na anonymní oznamovatele. Tento koncept nebyl přijat a zákon naopak stanoví, že oznámení má zásadně obsahovat údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele.

Významnou byla i výše, resp. podoba hrozících sankcí pro případě nesplnění povinností povinným subjektem. Ta byla v konečné verzi stanovena na horní hranici 1 000 000 Kč pro nejzávažnější porušení. Zvažovanou variantou však bylo i stanovení limitu pokuty na úrovni 5 % z čistého obratu povinného subjektu.

Výše uvedené body přitom nepředstavují pouze akademickou úvahu. Je třeba brát v úvahu, že zákon může být v budoucnu novelizován. Tedy - co není, může (jednou) být.

Jak splnit nové povinnosti?

Přijímaná právní úprava s sebou přináší povinnosti, které budou pro řadu subjektů zcela nové. Je proto třeba se na ně připravit a vyhnout se tak riziku sankcí, které mohou být v některých případech velmi citelné.

Účinné plnění povinností v sobě v zásadě zahrnuje zejména dvě roviny: právní a technickou. V případě první je pro povinný subjekt nezbytné zajistit takovou příslušnou osobu, která bude schopna kvalifikovaně posoudit přijatá oznámení a vypořádat je v souladu se zákonem. Tato osoba musí nejen znát novou právní úpravu, ale mít i přesah do dalších právních odvětví, zejména do trestního a přestupkového práva. Pokud má navrhovat účinná nápravná opatření, měla by disponovat také přehledem zejména v oblasti korporátního a pracovního práva.

Zároveň je třeba zajistit, že oznámení budou řešena ve lhůtách stanovených zákonem a že budou efektivně spravována včetně jejich evidování v rozsahu daným zákonem. Povinný subjekt musí zajistit i to, že se s podanými oznámeními bude moci seznamovat pouze příslušná osoba. Tomuto lze napomoci zejména volbou specializované softwarové platformy. 

S novou právní úpravou jsou spojeny i další povinnosti, jako je např. uveřejnění vybraných informací způsobem umožňujícím dálkový přístup. Stejně tak lze doporučit v souvislosti se zavedením vnitřního oznamovacího systému provedení školení pracovníků tak, aby jej nejen dokázali používat po technické stránce, ale zejména aby získali důvěru v jeho fungování, efektivitu a důvěrnost. Bez takové důvěry nemůže žádný, jakkoli právně i technicky dokonalý systém fungovat.

Whistleblowing není jen pro povinné subjekty

Ačkoli nový zákon stanoví okruh povinných subjektů, na které se bude nová regulace vztahovat, lze zřízení vnitřního oznamovacího systému doporučit i "nepovinným" osobám. Nejde totiž pouze o vyhnutí se sankcím. Podpora whistleblowingu je spojena s řadou dalších výhod.

Přijímání a účinné vypořádání oznámení o potenciálním protiprávním jednání může být klíčové pro zabránění vzniku újmy na straně daného subjektu. A to ať se již jedná o majetkovou škodu (např. oznámení o podezření na vyvádění majetku společnosti), či o nemajetkovou (typicky reputační) újmu. Podporou whistleblowingu dává také daná osoba najevo, že ctí určité etické standardy a určitá jednání netoleruje. To může posílit firemní kulturu a vyslat pozitivní signál jak dovnitř (pracovníci), tak i navenek (obchodní partneři).

Zavedení účinného oznamovacího systému je podle metodiky Nejvyššího státního zastupitelství rovněž jedním z prvků tzv. criminal compliance programu. Tedy souboru preventivních, detekčních a reakčních opatření, která právnická osoba zavádí v souvislosti s bojem proti trestné činnosti. Tento program má nejen etický, ale i velmi praktický rozměr – v případě hrozící trestní odpovědnosti dané právnické osoby může být právě existence tohoto programu rozhodujícím prvkem pro zproštění se takové odpovědnosti.

Konečně je třeba připomenout již dříve řečené – to, že určitá osoba nebude v okamžiku účinnosti nového zákona spadat do okruhu povinných subjektů ještě neznamená, že tomu tak bude navždy. I s ohledem na výše popsané benefity whistleblowingu lze proto zavedení vnitřního oznamovacího systému doporučit i těm, kdo povinnostem dle nového zákona prozatím "unikli".

Závěrem

Zavést vnitřní oznamovací systém musí zejména osoby, které k 1. lednu příslušného kalendářního roku zaměstnávají nejméně 50 zaměstnanců. Pro rok 2023 však platí přechodné ustanovení, které povinnost zřídit vnitřní informační systém ke dni nabytí účinnosti zákona (tedy k 1. srpnu 2023) ukládá pouze subjektům s nejméně 250 zaměstnanci.

Zaměstnavatelé s nejméně 50 a zároveň méně než 250 zaměstnanci jsou systém povinni zřídit do 15. prosince 2023.

Ať již povinnému či "nepovinnému" subjektu, v endors jsme připraveni pomoci jak s komplexním zavedením vnitřního oznamovacího systému (včetně interních mechanismů a příslušných vnitřních předpisů), tak i s řešením jednotlivých oznámení a dalších otázek spojených s novým zákonem.

Mgr. Petr Motyčka